成绩条制作三法


  1 信函法

      1.打开Word2003,首先制作出成绩条的范例并加以修饰调整。如图1。

      1  

  2.顺次单击执行“工具”菜单→“信函与邮件”→“邮件合并”命令,打开“邮件合并”窗格。(“邮件合并”共需6步)

      3.步骤1中选择文档类型为“信函”,单击下一步。

  4.步骤2中默认使用当前文档,单击下一步。

  5.步骤3默认使用现有列表,单击“浏览”,打开“选取数据源”窗口。选择已经制作好的Excel成绩表并单击“打开”按钮。在“选择表格”窗口中,单击选择适当的工作表并两次确定,单击下一步。

  6.单击“其他项目”,在打开的“插入合并域”窗口中,选择合适的项目域并插入。此步中注意光标在范文中的位置,成功插入域后,如图2。

2

  7.两次单击下一步,完成合并工作。

  8.在工具栏中单击右键,单击“邮件合并”,使之出现在工具栏上。

  9.在范文中复制插入域后的表格,并调整两个表格的位置使之便于裁剪成绩条。

  10.在复制的新表格中,将光标定位在“姓名”域前面。在“邮件合并”工具栏中单击“插入Word域”中的“下一记录”。

  11.再次复制第10步中的新表,并多次粘贴,调整这些表的位置,使它们均匀分布到整篇文档中。

  12.在“邮件合并”窗格的步骤6中,可进行打印或重新编辑。

  至此,成绩条的制作工作顺利完工。实际应用中,总觉得信函法使用比较繁琐。想省事,那就接着往下看。

  2 目录法

      1-2步骤同信函法。

  3.步骤1中选择文档类型为“目录”。

  4-8步同信函法。

  9.在表格后插入若干空行,以便于裁剪成绩条。

  10.单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮,即刻生成一个新的成绩条文档,适当调整后便可打印输出了。

  以上两法是Word和Excel的联袂出击,交流合作的成果,其实Excel也可单打独斗完成成绩条的制作,请接着往下看。

  3 嵌套函数法

    1.打开Excel成绩工作簿。

  注意“成绩表”工作表没有标题。

  2.插入一张新的工作表,重命名为“成绩条”。

  3.在“成绩条”工作表的A1单元格中,输入公式:=if(mod(row(),3)=1,成绩表!a$l,if(mod(row(),3)=2,offset(成绩表!a$l,row()/3+1,O),“”)),回车确定后,利用填充柄向右,再向下拖动即可得到成绩条,稍加修饰后便可打印输出,裁剪分发给学生了。

  公式中,当“mod(row(),3)=1”条件成立,执行结果为“成绩表!a$l”中的值;当条件不成立时,执行第二个if语句。即当“mod(row(),3)=2”条件成立时,执行结果为“offset(成绩表!a$1,row()/3+1,0)”所得值;第二个条件不成立时,执行结果为空白。其中,“offset(成绩表!a$1,row()/3+1,0)”理解为,从“成绩表?的a$l向下数row()/3+1行处的单元格中的值,否则其值为空白(产生空行以便裁剪)。