最近在某单位实习,主要做一些辅助工作,例如打印文件等。在实习时,发现一些Excel表格数据错得非常离谱,例如明明应该是负数的表格中居然是正数、不应该出现小数的地方出现了小数等,这是什么原因呢。
首先,启动Excel 2007,建立一张物品分类表,这个要根据各自单位的实际需求来定,例如实习单位的表格中就有签字笔、A4纸、金额、预支等内容。物品分类表设计好后,在需要填空的单元格中添加数据错误提示功能。
以A3单元格为例,选中单元格,点击菜单栏中的“数据”选项卡,再点击“数据有效性”,在弹出的菜单中选择第一个“数据有效性”,进入数据有效性设置窗口,点击“输入信息”选项卡,再勾选“选定单元格时显示输入信息”,然后在“标题”和“输入信息”中添加错误提示,例如“标题”处填写“预支金额为正数”、“输入信息”处填写“此处必须输入正数”。
如果要输入小数,又该如何设置呢?还是在数据有效性设置窗口中操作,点击“设置”选项卡,点击“允许”下面的下拉列表,选择“小数”,“数据”处选择“大于”,“最小值”选择“O”,再切换到“出错警告”选项卡,选中“输入无效数据时显示出错警告”,并输入信息后确定即可。
换个思路,我们也可以规定单元格输入的数据在某个范围内,例如10—30。是不是很简单?以后再也不担心出现令人抓狂的错误了!在容易出错的地方这样设置,为以后的统计、整理工作会带来很多便利。
数据错误提示功能特别实用,在身份证号码录入表、工资表、仓库进出表中被广泛用到。WPS表格是在“数据”—+“有效性”中完成,设置方法跟Excel是一样的.